PIT-36 czy PIT-36L za 2025 rok? Różnice i rozliczenie firmy

PIT-36 czy PIT-36L za 2025 rok? Sprawdź różnice między skalą a podatkiem liniowym, zasady łączenia dochodów, ulgi i wspólne rozliczenie.

PIT-36 czy PIT-36L za 2025 rok? Właściwy formularz zależy od formy opodatkowania działalności: PIT-36 służy przedsiębiorcom rozliczającym się według skali podatkowej, a PIT-36L — podatkiem liniowym. Różnice obejmują nie tylko stawkę podatku, lecz także kwotę wolną, dostępne ulgi, możliwość wspólnego rozliczenia i sposób łączenia dochodów.

W mojej codziennej praktyce księgowej widzę, jak często nieznajomość mechaniki obu formularzy prowadzi do błędów ewidencyjnych. Poniżej wyjaśniam, kto składa PIT-36, kto PIT-36L oraz jak rozliczyć dochody z firmy, etatu i innych źródeł. Jeśli rozliczasz działalność ryczałtem, zobacz osobny przewodnik: PIT-28 za 2025 rok — działalność i najem.

PIT-36: zasady ogólne i skala podatkowa

PIT-36 służy do rozliczenia dochodów na skali podatkowej (12% i 32%) w sytuacjach, których nie można w całości rozliczyć na PIT-37. Dotyczy m.in. działalności gospodarczej na skali oraz działalności nierejestrowanej. Nie oznacza to, że w każdej z tych sytuacji w trakcie roku występował obowiązek płacenia zaliczek.

Kto musi złożyć PIT-36? Przede wszystkim są to osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. Formularz ten dotyczy również osób:

• prowadzących działalność nierejestrowaną,
• uzyskujących dochody z zagranicy (bez pośrednictwa polskiego płatnika),
• doliczających do swoich dochodów dochody małoletnich dzieci,
• rozliczających określone inne dochody według skali bez pośrednictwa płatnika.

Sama strata z lat ubiegłych nie przesądza o formularzu — istotne jest źródło przychodów i sposób jego opodatkowania.

Mechanika rozliczenia: Na PIT-36 obowiązuje kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł. Oznacza to, że podatek w wysokości 12% płacisz dopiero od nadwyżki ponad tę kwotę. Po przekroczeniu progu 120 000 zł dochodu, wpadasz w drugi próg podatkowy i od nadwyżki płacisz 32%. Jako księgowy zawsze przypominam, że w działalności na skali odliczasz koszty uzyskania przychodu – podatek płacisz od faktycznego dochodu (przychód minus koszty), a nie od samej sprzedaży.

PIT-36L: podatek liniowy

PIT-36L służy do rozliczenia dochodów z działalności gospodarczej oraz działów specjalnych produkcji rolnej opodatkowanych podatkiem liniowym.

Mechanika rozliczenia: Charakteryzuje się on stałą stawką 19%, niezależnie od tego, czy Twój dochód wynosi 50 tysięcy, czy 2 miliony złotych. Nie ma tu drugiego progu podatkowego (32%), ale opłacalność zależy również od kosztów, składki zdrowotnej i dostępnych preferencji. Podobnie jak w PIT-36, podatek liczony jest od dochodu, więc uwzględniasz tu swoje koszty firmowe.

Główny koszt wyboru liniówki: Przejście na podatek liniowy to transakcja "coś za coś". Zyskujesz płaską stawkę przy wysokich dochodach, ale tracisz prawo do kwoty wolnej od podatku (te 30 000 zł, które na skali daje 3 600 zł oszczędności podatkowej). Od pierwszej zarobionej złotówki płacisz 19% podatku PIT. Co więcej, zamykasz sobie drogę do większości preferencji podatkowych, o czym piszę w dalszej części.

Rozliczenie wspólnie z małżonkiem – zasady i blokady

Jednym z najważniejszych praw podatników w Polsce jest możliwość wspólnego opodatkowania dochodów małżonków. Pozwala to na znaczące obniżenie obciążeń, szczególnie gdy występuje duża dysproporcja w zarobkach lub gdy jeden z małżonków nie pracuje (nie wykorzystuje swojej kwoty wolnej od podatku).

Jak to działa w praktyce? Mechanizm polega na zsumowaniu dochodów obojga małżonków, podzieleniu ich na pół, obliczeniu podatku od tej połowy, a następnie pomnożeniu wyniku przez dwa. Dzięki temu, jeśli np. mąż zarabia 150 000 zł (wpada w 32%), a żona 0 zł, po zsumowaniu i podzieleniu na dwa, oboje mają przypisane po 75 000 zł dochodu. Unikają drugiego progu podatkowego i podwójnie wykorzystują kwotę wolną.

Kto i na jakich formularzach może z tego skorzystać?

• Wspólne rozliczenie jest możliwe, jeśli oboje małżonkowie rozliczają się na skali podatkowej (np. jedno ma etat na PIT-37, a drugie firmę na PIT-36, albo oboje mają firmy na PIT-36).
• Warunki: Należy pozostawać w związku małżeńskim przez cały rok podatkowy (lub zawrzeć go w trakcie roku i trwać w nim do końca) oraz posiadać wspólność majątkową.

Podatek liniowy i ryczałt — ograniczenia i wyjątki: Dochody z działalności opodatkowanej liniowo co do zasady wykluczają wspólne rozliczenie. Sam wpis w CEIDG nie przesądza jednak o utracie tego prawa.

Ryczałt od działalności gospodarczej również co do zasady wyłącza tę preferencję. Ryczałt od najmu prywatnego nie wyklucza wspólnego rozliczenia innych dochodów według skali. Szczegóły i przykłady przedstawia Ministerstwo Finansów w zasadach wspólnego rozliczenia małżonków.

Łączenie dochodów z różnych źródeł

Sposób, w jaki łączysz swoje dochody, zależy bezpośrednio od wybranego formularza dla działalności gospodarczej.

Łączenie na PIT-36: Jeśli prowadzisz działalność na skali podatkowej, formularz PIT-36 staje się Twoją "główną" deklaracją. Agregujesz w nim wszystkie dochody opodatkowane według skali. Jeśli oprócz firmy pracujesz na etacie, wykonujesz zlecenia i zarabiasz na prawach autorskich, wszystko to wpisujesz do jednego formularza PIT-36. Nie składasz oddzielnie PIT-37. W odpowiednich rubrykach deklaracji po prostu dodajesz przychody, koszty i zaliczki z poszczególnych źródeł (działalność + stosunek pracy + działalność wykonywana osobiście).

Rozdzielenie przy PIT-36L: Podatek liniowy jest całkowicie odrębnym bytem podatkowym i nie wolno go mieszać z dochodami ze skali. Jeśli prowadzisz firmę na liniówce, a jednocześnie dorabiasz na umowie o pracę lub zleceniu, musisz złożyć dwie odrębne deklaracje:

1. PIT-36L – w którym wykazujesz wyłącznie przychody i koszty z działalności gospodarczej (oraz z działów specjalnych produkcji rolnej, jeśli dotyczy).
2. PIT-37 – zwykle dla dochodów z etatu lub umów cywilnoprawnych rozliczanych przez płatnika. Jeśli występują dodatkowe okoliczności wymagające PIT-36, np. odpowiednie dochody zagraniczne, dochody ze skali rozliczasz na PIT-36.

Dochodu z etatu nie dopisujesz do podstawy podatku liniowego w PIT-36L.

Przegląd dostępnych ulg podatkowych

Szczegółowe warunki, limity kwotowe i zasady dokumentowania poszczególnych ulg (np. na dzieci, rehabilitacyjnej czy termomodernizacyjnej) opisałem szczegółowo w osobnym artykule na blogu. Tutaj natomiast skupiam się na kluczowej różnicy – dostępności tych ulg w zależności od wybranego formularza. To właśnie na tym etapie najczęściej weryfikuję błędy w dokumentacji przekazywanej do mojego biura.

Ulgi na formularzu PIT-36 (skala podatkowa): Rozliczając się na skali, możesz korzystać z ulg po spełnieniu warunków właściwych dla każdej z nich. Od podatku odliczysz ulgę prorodzinną (na dzieci). Od dochodu możesz odliczyć m.in.:

• ulgę rehabilitacyjną (w tym leki, sprzęt, przejazdy),
• darowizny (na krew, organizacje pożytku publicznego, cele kultu religijnego),
• ulgę na internet,
• wpłaty na IKZE,
• ulgę termomodernizacyjną.

Masz również dostęp do zwolnień przychodowych z pakietu PIT-0 (np. ulga dla rodzin 4+, ulga na powrót, pracujący senior).

Restrykcje na formularzu PIT-36L (podatek liniowy): Na formularzu PIT-36L nie odliczysz:

• ulgi na dzieci (prorodzinnej),
• ulgi rehabilitacyjnej,
• odliczenia standardowych darowizn (krew, OPP, kult religijny),
• ulgi na internet.

Na PIT-36L dostępne są m.in. odliczenia IKZE, ulga termomodernizacyjna, B+R i ulga na robotyzację — każda na własnych warunkach. To nie jest pełna lista. Jeśli uzyskujesz także dochody według skali, możliwość skorzystania z ulg w osobnym zeznaniu oceniasz odrębnie.

Składek na związki zawodowe nie odlicza się w PIT-36L. Ministerstwo Finansów wskazuje dla tego odliczenia PIT-36, PIT-37 i PIT-28 z załącznikiem PIT/O.

Księgowe niuanse i punkty krytyczne

Prawidłowe wypełnienie rocznej deklaracji wymaga zgrania wielu zmiennych, które były księgowane przez cały rok. Poniżej przedstawiam trzy obszary, które wymagają szczególnej skrupulatności:

1. Rozliczenie straty z lat ubiegłych: jeśli w poprzednich latach Twoja firma wygenerowała stratę podatkową, masz prawo obniżyć o nią swój bieżący dochód (w ramach zasady tożsamości źródła – stratę z firmy odliczasz od dochodów z firmy). Możesz to zrobić w ciągu 5 kolejnych lat. Dla strat poniesionych od 2019 roku możesz rozliczać maksymalnie 50% danej straty rocznie albo w jednym z tych pięciu lat odliczyć jednorazowo do 5 000 000 zł. Drugi wariant jest dostępny także przy wyższej stracie: pozostałą część rozliczasz w pozostałych latach tego samego pięcioletniego okresu, z limitem 50% pierwotnej straty w każdym z nich. Odliczenie nie może przekroczyć dochodu z właściwego źródła. Zobacz zasady odliczania strat opisane przez MF.
2. Składka zdrowotna a PIT: na skali składka zdrowotna nie podlega odliczeniu w PIT. Na podatku liniowym zapłacone składki możesz zaliczyć do kosztów lub odliczyć od dochodu; łączny limit za 2025 rok wynosi 12 900 zł. Nie rozliczaj tej samej składki dwukrotnie. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej składa się osobno do ZUS, w DRA lub RCA za kwiecień; za 2025 rok termin upłynął 20 maja 2026 r. Zobacz poradnik o rocznej składce zdrowotnej.
3. Zaliczki należne a zapłacone: w zeznaniach PIT-36 i PIT-36L wykazujesz zarówno zaliczki, które "należało" zapłacić według wyliczeń księgowych za poszczególne miesiące, jak i te, które faktycznie "zapłaciłeś" przelewem do urzędu.

Podsumowanie

Wybór między rozliczeniem na zasadach ogólnych (PIT-36) a podatkiem liniowym (PIT-36L) to matematyka połączona z Twoją sytuacją życiową. Skala daje ulgi i wspólne rozliczenie, liniówka chroni przed drugim progiem podatkowym przy wyższych dochodach.

Moim zadaniem jako księgowego jest skrupulatne i poprawne odzwierciedlenie Twojej sytuacji finansowej w księgach oraz przygotowanie deklaracji w pełni zgodnych ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami na podstawie dostarczonych dokumentów. Chcę jednak wyraźnie zaznaczyć: w skomplikowanych i nietypowych sprawach, wymagających m.in. wystąpienia o indywidualną interpretację podatkową do Dyrektora KIS, zawsze odsyłam do doradcy podatkowego.

Jeśli szukasz rzetelnego prowadzenia dokumentacji księgowej, która zapewni Ci spokój i bezpieczeństwo rozliczeń – zapraszam do kontaktu z moim biurem.

Źródła i zakres aktualizacji

Poradnik dotyczy rozliczenia za 2025 rok. Aktualizacja z 24 września 2026 r. doprecyzowuje zerowy PIT-36L, dostępność ulg oraz odrębne rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS.

• Ministerstwo Finansów: wspólne rozliczenie małżonków.
• Ministerstwo Finansów: PIT-36L za 2025 rok.
• Ministerstwo Finansów: składki na rzecz związków zawodowych.
• ZUS: roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok.