PIT-28 za 2025 rok: ryczałt z działalności i najmu

Jak rozliczyć PIT-28 za 2025 rok? Zasady dla działalności na ryczałcie i najmu prywatnego, składki ZUS, ulgi oraz rozliczenie z małżonkiem.

PIT-28 za 2025 rok składają m.in. przedsiębiorcy rozliczający działalność ryczałtem oraz osoby uzyskujące przychody z najmu prywatnego. Podatek jest tu liczony od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu.

W mojej praktyce księgowej codziennie pracuję z dokumentami ryczałtowców i widzę, że roczne rozliczenie kryje kilka ważnych pułapek. W poradniku wyjaśniam, kto składa PIT-28, jak wykazać działalność i najem, jak rozliczyć składki ZUS oraz z jakich ulg można skorzystać.

Kto składa deklarację PIT-28?

Formularz PIT-28 nie jest zarezerwowany wyłącznie dla przedsiębiorców. Składasz go, jeśli w minionym roku podatkowym uzyskiwałeś przychody opodatkowane w formie ryczałtu z następujących źródeł:

Pozarolnicza działalność gospodarcza – czyli Twoja jednoosobowa działalność (JDG) lub przychody ze spółek cywilnych/jawnych, dla których złożyłeś oświadczenie o wyborze ryczałtu.
Najem prywatny (dzierżawa, poddzierżawa) – ryczałt to jedyna i obowiązkowa forma opodatkowania prywatnego wynajmu nieruchomości (np. wynajmujesz mieszkanie odziedziczone po dziadkach). Nie ma tu wyboru, musisz złożyć PIT-28.
Sprzedaż przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych – dotyczy rolników (tzw. rolniczy handel detaliczny).

Jeśli posiadasz przychody z kilku powyższych źródeł (np. prowadzisz firmę na ryczałcie i dodatkowo wynajmujesz prywatnie mieszkanie), wszystkie te kwoty wykazujesz w jednej deklaracji PIT-28.

Najważniejsza zasada ryczałtu: opodatkowanie przychodu, a nie dochodu

Fundamentalną różnicą między ryczałtem a zasadami ogólnymi (PIT-36) czy podatkiem liniowym (PIT-36L) jest brak możliwości uwzględnienia w rozliczeniu kosztów uzyskania przychodu.

W działalności gospodarczej przychód co do zasady powstaje na zasadzie należności, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił. Nie można więc policzyć rocznego ryczałtu wyłącznie przez zsumowanie wpływów na konto. Odrębne zasady dotyczą m.in. prawidłowo wybranej metody kasowej. Przychód ze sprzedaży opodatkowanej VAT pomniejsza się o VAT należny.

W najmie prywatnym zasadniczo liczą się natomiast pieniądze otrzymane lub postawione do dyspozycji oraz odpowiednie świadczenia w naturze. Dlatego niezapłacony czynsz wymaga innego ujęcia niż typowa należność z działalności.

Zakup laptopa, leasing czy inne wydatki firmowe nie obniżają podstawy ryczałtu. Nie oznacza to jednak, że ryczałt zawsze opłaca się usługodawcy, a nigdy firmie handlowej. Porównanie zależy od stawki, marży, składek i dostępnych odliczeń. Zobacz porównanie form opodatkowania JDG.

Działalność i najem w jednym PIT-28

Przychody z działalności i najmu prywatnego mogą znaleźć się w jednym zeznaniu, ale wykazuje się je w odpowiednich, odrębnych częściach. Nie łącz wszystkich wpływów pod jedną stawką.

W najmie prywatnym stawka wynosi 8,5% do 100 000 zł przychodu i 12,5% od nadwyżki. Dla małżonków wynajmujących majątek objęty wspólnością majątkową i rozliczających całość przychodów z najmu przez jednego z nich na podstawie właściwego oświadczenia próg wynosi 200 000 zł. Nie jest to automatyczny próg dla każdej osoby pozostającej w małżeństwie.

W działalności stawkę ustala się według faktycznie wykonywanych czynności i przepisów, często odwołujących się do PKWiU. Sam kod PKD z CEIDG nie przesądza o stawce. Jeśli stosujesz kilka stawek, zachowaj podział przychodów w ewidencji i zeznaniu.

Składki ZUS i zdrowotne na PIT-28

Skoro nie mamy kosztów firmowych, to w jaki sposób uwzględniamy zapłacone składki ubezpieczeniowe? Ustawodawca pozwala na odliczenie ich bezpośrednio od osiągniętego przychodu, ale na specyficznych zasadach:

Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe): możesz odliczyć kwalifikujące się składki zapłacone w roku podatkowym. Nie odliczaj ponownie kwot rozliczonych w innym zeznaniu, zaliczonych do kosztów ani zwróconych. Sprawdź warunki odliczenia i kwotę faktycznie rozliczoną w ZUS; cała wpłata do ZUS nie jest składką społeczną.
Składka zdrowotna: od przychodu z działalności na ryczałcie możesz odliczyć 50% kwalifikujących się, zapłaconych składek zdrowotnych z tej działalności. Odliczenie jest związane ze źródłem przychodu i formą opodatkowania — nie odliczaj składek zdrowotnych od przychodu z najmu prywatnego ani nie przenoś składek z etatu czy działalności rozliczanej inaczej. Nie jest to odliczenie połowy składki bezpośrednio od podatku.

Przykład

Przy 8000 zł zapłaconych składek zdrowotnych spełniających warunki odliczenia przychód obniżasz o 4000 zł. Przy jednej stawce ryczałtu 12% i przychodzie pozwalającym wykorzystać całe odliczenie oznacza to 480 zł mniej podatku, a nie zwrot 4000 zł.

PIT-28 i roczne rozliczenie zdrowotnej to odrębne rozliczenia. Zobacz zasady dopłaty i zwrotu składki zdrowotnej za 2025 rok.

Ważne — daty przelewów ZUS

Odliczenie dotyczy składek zapłaconych w danym roku i spełniających warunki podatkowe. Składek za grudzień opłaconych dopiero w styczniu nie odliczasz za poprzedni rok. Kwotę i rodzaj składek uzgodnij z rozliczeniem wpłat w ZUS; sam łączny przelew nie pokazuje, ile przypada na składki społeczne, zdrowotne lub inne należności. Przy zmianie formy opodatkowania sprawdź również, które składki zdrowotne można odliczyć w PIT-28.

PIT-28 a wspólne rozliczenie z małżonkiem i dla samotnych rodziców

Stosowanie ryczałtu do działalności gospodarczej co do zasady wyłącza wspólne rozliczenie małżonków oraz preferencję dla osoby samotnie wychowującej dziecko. Istnieją jednak wyjątki dotyczące rzeczywiście „zerowej” działalności — samo zaznaczenie formy w CEIDG nie wystarcza do oceny. Warunki trzeba sprawdzić dla danego roku i sytuacji podatnika.

Istnieje jednak jeden kluczowy niuans, z którym często spotykam się przy analizowaniu dokumentów.

Wyjątek dotyczący najmu prywatnego: jeśli Twoim jedynym przychodem ryczałtowym (wykazywanym na PIT-28) jest najem prywatny mieszkania, a na co dzień pracujesz na etacie (rozliczasz PIT-37), to nie tracisz prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem na swoim PIT-37.

Dostępne ulgi i odliczenia (od przychodu)

Ryczałtowcy mają dostęp do znacznie dłuższego katalogu ulg niż osoby na podatku liniowym, ale krótszego niż ci na skali podatkowej. Szczegółowe warunki kwotowe i zasady dokumentowania każdej z ulg opisałem w osobnym artykule na blogu. W tym miejscu zaznaczam jedynie, co możesz odliczyć bezpośrednio na druku PIT-28 (a dokładniej w załączniku PIT/O):

Co odliczysz na ryczałcie (od przychodu):

ulgę rehabilitacyjną,
ulgę termomodernizacyjną,
darowizny (na krwiodawstwo, cele kultu religijnego, organizacje pożytku publicznego),
ulgę na internet,
wpłaty na konta IKZE,
ulgę na zabytki (tzw. ulgę pałacykową).

Przychody z działalności na ryczałcie mogą korzystać z ulgi na powrót, dla pracujących seniorów lub rodzin 4+, po spełnieniu warunków tych zwolnień. Nie dotyczy to automatycznie najmu prywatnego. Ulga dla młodych nie obejmuje przychodów z JDG.

Czego NIE odliczysz na ryczałcie:

ulgi prorodzinnej (na dzieci) w samym PIT-28 — może przysługiwać od innych dochodów opodatkowanych skalą, jeśli spełniasz warunki,
ulgi badawczo-rozwojowej (B+R), która wymaga rozliczania kosztów.

Termin i wysyłka PIT-28 za 2025 rok

Termin złożenia zeznania upłynął 30 kwietnia 2026 r. PIT-28 nie podlega automatycznej akceptacji w usłudze Twój e-PIT. Trzeba uzupełnić dane, zaakceptować i wysłać zeznanie albo złożyć je inną dostępną drogą. Przy wysyłce elektronicznej sprawdź wynik przetworzenia i zachowaj UPO.

Jeśli po złożeniu znajdziesz błąd, przygotuj korektę na podstawie poprawionych danych. Jeżeli zeznanie w ogóle nie zostało złożone, nie traktuj samej obecności formularza w usłudze jako potwierdzenia wykonania obowiązku.

Co przygotować księgowemu?

Ewidencję przychodów z podziałem na stawki i źródła.
Dane o wpłaconym ryczałcie oraz rozliczeniu wpłat składkowych w ZUS.
Dokumenty dotyczące przysługujących ulg i zwolnień.
Informacje o innych zeznaniach, aby nie odliczyć tych samych kwot dwukrotnie.
Poprzednio złożony PIT-28 i UPO, jeśli potrzebna jest korekta.

Prowadzę ewidencję i przygotowuję rozliczenia na podstawie dokumentów. Kwestie wymagające doradztwa podatkowego lub indywidualnej interpretacji warto omówić z doradcą podatkowym.

Szukasz obsługi księgowej swojej działalności? Sprawdź ofertę dla lekarzy i fizjoterapeutów oraz dla lektorów, szkoleniowców i tłumaczy. Zakres współpracy i możliwość stosowania ryczałtu ustalamy indywidualnie. Zobacz zasady współpracy lub skontaktuj się ze mną.