Dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, maj to miesiąc szczególny. To właśnie wtedy przypada termin na ostateczne, roczne podsumowanie składek zdrowotnych. Choć co miesiąc przelewasz do ZUS konkretną kwotę, dopiero po zakończeniu roku okazuje się, czy Twoje wpłaty pokryły się z faktycznym dochodem lub przychodem.
Kogo dotyczy obowiązek rozliczenia rocznego?
Obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok spoczywa na każdym przedsiębiorcy, który choćby przez jeden dzień w tym roku podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
Dotyczy to osób rozliczających się w formie skali podatkowej, podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Co istotne, z tego obowiązku nie zwalnia zamknięcie firmy w trakcie roku – jeśli zakończyłeś JDG np. w lipcu 2025 r., nadal musisz złożyć deklarację roczną w maju 2026 r.. W przypadku zawieszenia działalności sytuacja zależy od czasu jego trwania: jeśli Twoja firma była zawieszona przez cały rok 2025, nie składasz rozliczenia rocznego za ten okres. Jeżeli jednak odwiesiłeś ją choćby na miesiąc, musisz rozliczyć składkę za faktyczny okres prowadzenia działalności. Roczna podstawa wymiaru składki jest wtedy wyliczana proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których podlegałeś ubezpieczeniu. Z obowiązku tego wyłączeni są natomiast podatnicy rozliczający się na karcie podatkowej, wspólnicy spółek komandytowych oraz osoby współpracujące.
Kalendarz przedsiębiorcy
Zanim przejdziemy do wyliczeń, zapamiętaj najważniejszą datę: 20 maja 2026 roku. Jest to ostateczny termin na złożenie deklaracji rozliczeniowej za kwiecień 2026 r., w której wykazuje się roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok 2025.
Jeśli z rozliczenia wyniknie:
- Niedopłata – musisz ją uregulować wraz ze składkami za kwiecień, czyli do 20 maja 2026 r.
- Nadpłata – możesz ubiegać się o jej zwrot na konto bankowe. Wniosek RZS-R o zwrot generuje się automatycznie na portalu eZUS (PUE ZUS) dzień po złożeniu rocznego rozliczenia, ale musisz wskazać w nim numer konta bankowego, a następnie go zatwierdzić i wysłać do 1 czerwca 2026 r., wówczas nadpłata zostanie zwrócona do 3 sierpnia 2026 roku. Jeżeli nie złożysz wniosku o zwrot nadpłaty, zostanie ona rozliczona na koncie do końca roku.
1. Skala podatkowa
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych płacą składkę zdrowotną w wysokości 9% swojego rzeczywistego dochodu. Jest to najbardziej transparentna, ale i najbardziej kosztowna forma pod kątem ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ nie przysługuje tu żadna możliwość odliczenia składki od podatku.
Roczna podstawa i składka minimalna
Podstawą jest roczny dochód z działalności (przychody minus koszty i zapłacone składki społeczne). Kluczowym pojęciem jest jednak roczna składka minimalna. Jeśli Twoja firma odnotowała stratę lub bardzo niski dochód, i tak zapłacisz minimum. W 2025 roku (przy prowadzeniu firmy przez cały rok) wynosi ona 3 779,46 zł.
Przedsiębiorca opodatkowany na zasadach ogólnych w 2025 roku:
- osiągnął dochód w wysokości 98 472,36 zł,
- zapłacił 1 634,40 zł za składki społeczne,
- w okresie od marca 2025 do lutego 2026 wpłacił 8 715,40 zł za składkę zdrowotną.
Obliczenie rocznej składki zdrowotnej:
- Podstawa przyjęta do wyliczenia składki rocznej = dochód - zapłacone składki społeczne =
96 837,96 zł - Roczna składka zdrowotna = podstawa x 9% = 8 715, 42 zł
- Suma należnych składek miesięcznych = 8 715,40 zł
- WYNIK = suma należnych - roczna składka zdrowotna = -0,02 zł (do dopłaty)
W rozliczeniu rocznym składanym w maju 2026 r. przedsiębiorca musi dopłacić do ZUS różnicę: 0,02 zł.
2. Podatek liniowy
Dla „liniowców” stawka jest znacznie niższa i wynosi 4,9% dochodu. Ustawodawca przewidział tu także mechanizm wsparcia w postaci limitowanego odliczenia składek.
Limit odliczenia w 2025 roku
Przedsiębiorca na podatku liniowym może zaliczyć zapłacone składki zdrowotne do kosztów uzyskania przychodów lub odliczyć je od dochodu. W 2025 roku limit tego odliczenia wynosi 12 900 zł. Co ważne, w 2026 roku limit ten wzrośnie do 14 100 zł, co warto uwzględnić w planowaniu budżetu na kolejny rok.
Przedsiębiorczyni opodatkowana liniowo w 2025 roku:
- prowadziła swoją firmę przez 7 miesięcy,
- osiągnęła dochód w wysokości 114 226,81 zł,
- zapłaciła 0 zł za składki społeczne (ponieważ korzystała z ulgi na start),
- w okresie od czerwca 2025 do lutego 2026 wpłaciła 6 227,04 zł za składkę zdrowotną.
Obliczenie rocznej składki zdrowotnej:
- Podstawa przyjęta do wyliczenia składki rocznej = dochód - zapłacone składki społeczne =
114 226,81 zł - Roczna składka zdrowotna = podstawa x 4,9% = 5597,11 zł
- Suma należnych składek miesięcznych = 6 227,04 zł
- WYNIK = suma należnych - roczna składka zdrowotna = 629,93 zł (nadpłata)
W rozliczeniu rocznym składanym w maju 2026 r. przedsiębiorczyni wykaże nadpłatę z tyt. składki zdrowotnej w kwocie 629,93 zł.
3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałtowcy rozliczają się zupełnie inaczej – ich składka nie zależy od dochodu, lecz od przychodu i jest oparta na przeciętnym wynagrodzeniu za IV kwartał 2024 roku, które wyniosło 8 549,18 zł.
Ryczałtowiec ma prawo odliczyć 50% zapłaconych składek zdrowotnych od swojego przychodu, co realnie obniża jego podatek dochodowy.
Progi i stawki w 2025 roku:
| Próg przychodu rocznego | Składka miesięczna | Składka roczna (12 m-cy) |
|---|---|---|
| Do 60 000 zł | 461,66 zł | 5 539,92 zł |
| 60 000 zł – 300 000 zł | 769,43 zł | 9 233,16 zł |
| Powyżej 300 000 zł | 1 384,97 zł | 16 619,64 zł |
Pułapka „przekroczenia progu” w grudniu
To najczęstszy błąd ryczałtowców. Jeśli przez 11 miesięcy płacisz składkę z I progu (461,66 zł), a w grudniu wystawisz fakturę, która sprawi, że Twój roczny przychód wyniesie 60 001 zł – wpadasz w II próg za cały rok. Musisz dopłacić różnicę za wszystkie 12 miesięcy.
Przedsiębiorca opodatkowany na ryczałcie w 2025 roku:
- prowadził firmę przez 11 miesięcy (od lutego 2025),
- osiągnął przychód w wysokości 403 165,27 zł,
- zapłacił 16 464,70 zł za składki społeczne,
- przez 2 miesiące mieścił się w pierwszym progu przychodu, od kwietnia do września jego przychód kwalifikował się do drugiego progu, a ostatnie w ostatnich trzech miesiącach 2025 roku jego przechód przekroczył kwotę 300 tys. zł.
Obliczenie rocznej składki zdrowotnej:
- Podstawa przyjęta do wyliczenia składki rocznej = 180% przeciętnego wynagrodzenia za 2025 rok = 180% x 8 549,18 zł = 15 388,52 zł
- Roczna składka zdrowotna = podstawa x 9% x lb. miesięcy prowadzenia firmy = 15 234,64 zł
- Suma należnych składek miesięcznych = (2x461,66) + (6x769,43) + (3x1384,97) = 9 694,81 zł
- WYNIK = suma należnych - roczna składka zdrowotna = -5 539,83 zł (do dopłaty)
W rozliczeniu rocznym składanym w maju 2026 r. przedsiębiorca musi dopłacić do ZUS różnicę: 5 539,83 zł. Wynika to z faktu, że w ostatnich trzech miesiącach 2025 roku jego przychód przekroczył kwotę 300 tys. zł, a to spowodowało, że cały rok musi być wyrównany do III progu składki zdrowotnej na ryczałcie.
4. Metoda uproszczona to spokój dla ryczałtowca
Jeśli w 2024 roku prowadziłeś działalność przez cały rok, w 2025 możesz opłacać składkę zdrowotną w oparciu o przychód z roku ubiegłego. To świetny sposób na uniknięcie nagłych dopłat. Jeśli Twój przychód w 2024 wyniósł np. 150 000 zł, przez cały rok 2025 płacisz składkę dla II progu, niezależnie od tego, ile faktycznie zarobisz w 2025 (chyba że przekroczysz najwyższy próg).
Podsumowanie: jak przygotować się do rozliczenia składki zdrowotnej w maju 2026?
- Zweryfikuj przychody/dochody.
- Sprawdź sumy wpłaconych składek zdrowotnych za ubiegły rok zgodnie z właściwym dla Twojej formy opodatkowania okresem składkowym.
- Złóż deklarację DRA: pamiętaj, że roczne rozliczenie to część deklaracji za kwiecień.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej to proces techniczny, ale wymagający precyzji. Odpowiednie zaplanowanie kosztów i monitorowanie progów przychodowych pozwoli Ci uniknąć stresu przy majowym przelewie do ZUS.