Kasa fiskalna w 2026 roku: limit 20 000 zł, sprzedaż dla konsumentów, wyjątki dla branż, płatności przelewem, ulga na zakup oraz relacja z KSeF.
O obowiązku stosowania kasy decyduje przede wszystkim to, komu i co sprzedajesz, a następnie warunki ewentualnego zwolnienia. Zwolnienie z VAT, niewielka skala działalności lub przyjmowanie płatności przelewem nie zawsze oznaczają zwolnienie z kasy.
Kiedy kasa fiskalna jest potrzebna?
Obowiązek ewidencji dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Przy sprzedaży wyłącznie firmom rozliczającym zakup w działalności obowiązek kasy nie wynika z samego wystawiania faktur B2B.
Przed pierwszą sprzedażą dla konsumenta sprawdź trzy rzeczy:
- Czy rodzaj towaru lub usługi wyłącza możliwość zwolnienia?
- Czy konkretna sprzedaż spełnia warunki zwolnienia przedmiotowego?
- Czy możesz stosować zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży i jaki limit Ci przysługuje?
Limit 20 000 zł i rozpoczęcie sprzedaży w trakcie roku
Przy zwolnieniu ze względu na wartość sprzedaży punktem wyjścia jest 20 000 zł rocznie sprzedaży dla konsumentów i rolników ryczałtowych. U czynnego podatnika VAT do limitu nie wlicza się należnego VAT. Przy sprzedaży zwolnionej nie ma podatku należnego do odjęcia.
Dla działalności rozpoczynającej taką sprzedaż w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej wykonywania. Liczy się rozpoczęcie sprzedaży dla tych odbiorców, a nie automatycznie data wpisu do CEIDG. Prawo do zwolnienia zależy również od przewidywanej wartości tej sprzedaży. Firma kontynuująca działalność sprawdza m.in. poprzedni rok oraz to, czy już wcześniej powstał obowiązek ewidencji.
| Początek sprzedaży dla konsumentów | Dni do końca 2026 r. włącznie | Limit proporcjonalny |
|---|---|---|
| 1 stycznia | 365 | 20 000,00 zł |
| 1 lipca | 184 | 10 082,19 zł |
| 1 października | 92 | 5 041,10 zł |
| 1 grudnia | 31 | 1 698,63 zł |
Do wyliczenia stosujesz wzór: 20 000 zł × liczba dni sprzedaży do końca roku ÷ 365. Przepisy przewidują szczególne wyłączenia z wartości sprzedaży, m.in. dla określonych dostaw nieruchomości i środków trwałych. Nie utożsamiaj limitu kasy z całym przychodem firmy ani z limitem zwolnienia z VAT.
Co po przekroczeniu limitu?
Co do zasady zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia. Przykład: przekroczenie 15 marca 2026 r. oznacza obowiązek ewidencji od 1 czerwca 2026 r., jeżeli nie przysługuje inne zwolnienie.
Ten termin nie daje dodatkowego czasu przy czynnościach wyłączonych ze zwolnień. Nie można więc stosować go automatycznie do każdej branży.
Salon kosmetyczny, fryzjer, lekarz i fizjoterapeuta
Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne należą do czynności wyłączonych ze zwolnień. Przy typowej sprzedaży takich usług konsumentom kasę trzeba przygotować przed pierwszą usługą, bez oczekiwania na limit 20 000 zł. Sam przelew od klientki nie usuwa obowiązku.
Przy opiece medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów również obowiązuje wyłączenie ze zwolnień, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami. Jeden z nich dotyczy usług wykonywanych wyłącznie na odległość lub z rezultatem przekazywanym wyłącznie na odległość, przy spełnieniu warunków pełnej płatności na rachunek i identyfikacji czynności. Sama płatność przelewem za wizytę stacjonarną nie wystarczy.
Fizjoterapeuty nie należy automatycznie traktować jako lekarza na potrzeby tego wyłączenia. Trzeba ustalić faktyczny zakres usług i właściwą podstawę zwolnienia.
Zobacz, jak prowadzę księgowość online dla salonów kosmetycznych i fryzjerskich oraz rozliczenia lekarzy i fizjoterapeutów.
Czy przelew lub sprzedaż przez internet zwalniają z kasy?
Przy usługach może mieć zastosowanie zwolnienie, gdy pełna zapłata trafia za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK na odpowiedni rachunek, a dokumentacja jednoznacznie wskazuje konkretną czynność. Ogólny warunek tego zwolnienia nie wymaga, żeby każda usługa była wykonana zdalnie. Nadal trzeba sprawdzić wyłączenia dotyczące jej rodzaju.
Sprzedaż wysyłkowa towarów ma odrębne warunki: dostawa pocztą lub kurierem, pełna płatność na rachunek i dokumentacja pozwalająca powiązać zapłatę z transakcją oraz nabywcą, w tym jego adresem. Odbiór osobisty nie jest dostawą wysyłkową. Towar wyłączony ze zwolnień nie staje się zwolniony tylko dlatego, że zamówiono go przez internet.
Przy operatorze płatności lub płatności kartą sprawdź cały obieg dokumentów i możliwość przypisania wpłaty do sprzedaży. Samo określenie „bezgotówkowo” nie opisuje wszystkich warunków zwolnienia.
Kasa online, kasa wirtualna i ulga na zakup
Kasa online przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas. Kasa wirtualna ma postać oprogramowania, ale można jej używać tylko dla rodzajów czynności dopuszczonych przepisami. Przed zakupem sprawdź uprawnienie do jej stosowania oraz zgodność rozwiązania z wymaganiami.
Ulga na zakup kasy wynosi 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł, po spełnieniu warunków. Potrzebne są m.in. faktura, dowód pełnej zapłaty i terminowe rozpoczęcie ewidencji. Sam zakup kolejnego urządzenia nie przesądza o ponownym prawie do ulgi.
Czynny podatnik VAT rozlicza ulgę w JPK_VAT z deklaracją, a podatnik zwolniony składa wniosek do urzędu skarbowego. Zakończenie używania kasy przed upływem trzech lat od rozpoczęcia ewidencji może wymagać zwrotu ulgi. Przed likwidacją punktu warto sprawdzić zarówno formalności serwisowe, jak i rozliczenie otrzymanego zwrotu.
Kasa fiskalna a KSeF w 2026 roku
KSeF nie zastępuje automatycznie obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Faktury dla konsumentów pozostają poza obowiązkowym KSeF, choć możliwe jest ich dobrowolne wystawianie w systemie.
Do końca 2026 r. przepisy przejściowe pozwalają wystawiać poza KSeF faktury z kas oraz paragony z NIP spełniające warunki faktury uproszczonej, do 450 zł albo 100 euro. Nie oznacza to, że od 2027 r. znikają wszystkie pozostałe wyjątki od KSeF. Nie należy też zapowiadać obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej dla każdej sprzedaży konsumenckiej.
Zakres obowiązku i pozostałe wyjątki opisuję w poradniku o KSeF od 1 kwietnia 2026 r..
Co ustalić z księgowym i serwisem kasy?
Przed zakupem przygotuj listę sprzedawanych usług lub towarów, typy klientów, datę pierwszej sprzedaży konsumenckiej i sposoby płatności. Ustal termin rozpoczęcia ewidencji, konfigurację stawek oraz obieg paragonów i faktur.
W codziennej pracy pamiętaj o wydawaniu paragonów, raportach dobowych i miesięcznych, dokumentowaniu zwrotów oraz wymaganych przeglądach urządzenia. Uzgodnij z księgowym sposób przekazywania raportów i faktur do paragonów, żeby sprzedaż nie została zaksięgowana dwukrotnie.
Jeżeli chcesz uporządkować rozliczenia swojej JDG, napisz do mnie. Obsługę księgową prowadzę online dla przedsiębiorców z całej Polski.