Kasa fiskalna w 2026 roku - najważniejsze informacje dla firm

Współczesny system podatkowy w Polsce przechodzi dynamiczną transformację cyfrową, której centralnym elementem w obszarze sprzedaży detalicznej (B2C) jest kasa rejestrująca. Rok 2026 stanowi punkt zwrotny w tej ewolucji, łącząc ugruntowane już rozwiązania kas online z nowymi wymogami sprawozdawczymi wynikającymi z wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zaktualizowanych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7).

Dla przedsiębiorcy prowadzącego Jednoosobową Działalność Gospodarczą (JDG), kasa fiskalna przestała być jedynie urządzeniem drukującym paragony. Stała się inteligentnym terminalem przesyłającym dane w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), stanowiąc kluczowe ogniwo w analityce Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Definicja i istota kasy rejestrującej w świetle ustawy o VAT

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch grup odbiorców:

1. Osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów).
2. Rolników ryczałtowych.

Istotą tego obowiązku jest zapewnienie transparentności obrotu w sektorze, w którym nabywca (konsument) nie ma interesu w żądaniu dowodu zakupu (faktury) w celu odliczenia podatku VAT. Kasa fiskalna pełni więc rolę  gwaranta odprowadzenia podatku należnego do budżetu państwa.

Limit i zasada proporcjonalności

Głównym progiem wejścia w obowiązkowe rejestrowanie sprzedaży za pomocą kas jest limit obrotów wynoszący 20 000 zł netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla zwolnionych). Największym błędem jest jednak zakładanie, że każdy ma pełne 20 tysięcy do wykorzystania. W 2026 roku, mimo inflacji i wzrostu płacy minimalnej, limit ten pozostaje na niezmienionym poziomie.

Jeśli rozpoczynasz sprzedaż dla osób prywatnych w trakcie roku, Twój limit jest przeliczany proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia tej sprzedaży:

Ważne: do limitu wlicza się wyłącznie

• obrót netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla zwolnionych)
• ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Sprzedaż na rzecz firm (B2B) jest neutralna dla tego limitu.

Termin utraty zwolnienia

Przekroczenie limitu nie skutkuje obowiązkiem posiadania kasy „z dnia na dzień”. Ustawodawca przewidział okres karencji. Obowiązek ewidencjonowania powstaje po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.

Okres ten jest przeznaczony na wybór urządzenia, zakup, fiskalizację i przeszkolenie personelu.

Zwolnienia przedmiotowe

Oprócz limitu kwotowego, przepisy przewidują zwolnienia dla konkretnych rodzajów czynności, wymienione w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r.. Zwolnienia te obowiązują do końca 2027 roku.

Sprzedaż wysyłkowa (e-commerce)

Jest to najpopularniejsze zwolnienie dla branży e-handlu. Aby z niego skorzystać, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

1. Dostawa: towar jest dostarczany pocztą lub kurierem.
2. Płatność: zapłata następuje w całości za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK na rachunek przedsiębiorcy (brak płatności gotówką "do ręki").
3. Dokumentacja: z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła transakcja i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy + adres).

Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków (np. odbiór osobisty w siedzibie sklepu internetowego) eliminuje możliwość zastosowania zwolnienia dla tej konkretnej transakcji, a w konsekwencji może wymusić instalację kasy, jeśli obrót z pozostałych transakcji przekroczy 20 000 zł.

Usługi świadczone przy użyciu środków porozumiewania się na odległość

Podobne zasady dotyczą usług (np. szkoleń online, usług graficznych), gdzie zapłata następuje bezgotówkowo, a usługa jest świadczona zdalnie. Warunkiem jest precyzyjny opis przelewu pozwalający na identyfikację usługi.

Wynajem nieruchomości

Usługi wynajmu nieruchomości na cele mieszkaniowe są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie, o ile są w całości dokumentowane fakturą lub wpłatami na rachunek bankowy.

Branże bez prawa do zwolnienia

W systemie kas fiskalnych istnieje lista czynności, których wykonywanie rodzi obowiązek posiadania kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży, niezależnie od wysokości obrotu. Dla tych towarów i usług limit 20 000 zł nie obowiązuje.

Katalog towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem

Poniższa tabela przedstawia grupy towarów, których sprzedaż konsumencka wymaga natychmiastowej fiskalizacji:

Katalog usług objętych bezwzględnym obowiązkiem

W 2026 roku lista usług wymagających kasy od "pierwszej złotówki" obejmuje kluczowe branże usługowe:

1. Naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów (w tym mechanika pojazdowa, diagnostyka, blacharstwo).
2. Wymiana opon i kół: usługi wulkanizacyjne (naprawa, zakładanie, bieżnikowanie).
3. Badania i przeglądy techniczne pojazdów (stacje kontroli pojazdów).
4. Usługi medyczne świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów (z wyjątkiem teleporad opłacanych przelewem, pod pewnymi warunkami).
5. Usługi prawne.
6. Usługi świadczone przez doradców podatkowych.
7. Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne (pełen zakres usług beauty).
8. Usługi gastronomiczne: przygotowywanie i podawanie posiłków (stacjonarnie i catering).
9. Usługi przewozu osób: taksówki oraz przewóz nieregularny.
10. Usługi mycia i czyszczenia samochodów: myjnie ręczne, automatyczne, autodetailing.

Nowość 2026: Zgodnie z nowelizacją rozporządzenia, od 1 kwietnia 2026 r. katalog usług, które mogą być obsługiwane przez kasy wirtualne (oprogramowanie), został rozszerzony o usługi mycia i czyszczenia samochodów (w tym myjnie samoobsługowe).

Kasa fiskalna online czy wirtualna?

Kasy fiskalne online (sprzętowe)

Są to fizyczne urządzenia wyposażone w moduł kryptograficzny oraz łącze internetowe (LAN, Wi-Fi, GSM).

• Funkcjonalność: wysyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) w sposób ciągły i zautomatyzowany. Przesyłane są nie tylko paragony, ale też raporty dobowe, informacje o przeglądach i zdarzeniach technicznych.
• Bezpieczeństwo: posiadają pamięć chronioną, której nie da się wykasować ani zmodyfikować bez śladu.
• Dla kogo: jest to standardowe rozwiązanie dla handlu detalicznego, gastronomii stacjonarnej i usług.

Kasy wirtualne (oprogramowanie)

Kasy mające postać oprogramowania to aplikacje instalowane na urządzeniach uniwersalnych (smartfon, tablet) lub dedykowanych terminalach płatniczych (tzw. kasoterminale).

• Legalność: muszą posiadać certyfikat Głównego Urzędu Miar (GUM) potwierdzający zgodność z wymogami technicznymi.

• Rozszerzenie zakresu: od 1 kwietnia 2026 r. kasy wirtualne zostały dopuszczone do stosowania w nowych obszarach :

  - automaty vendingowe: sprzedaż towarów w systemie bezobsługowym (napoje, przekąski).

  - usługi parkingowe: opłaty pobierane przez parkometry i aplikacje mobilne.

  - biletomaty: urządzenia wydające bilety w systemie samoobsługowym.

• Zalety: brak konieczności zakupu drogiej drukarki fiskalnej do każdego automatu, łatwość aktualizacji, integracja z płatnościami.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Warunki skorzystania z ulgi i jej wysokość

Ustawodawca przewidział refundację części kosztów zakupu, aby zachęcić do terminowej fiskalizacji i wymiany urządzeń na online.

Wysokość ulgi:

• 90% ceny zakupu netto (bez podatku VAT).
• Nie więcej niż 700 zł.

Warunki otrzymania ulgi:

1. Zakup kasy typu online.
2. Terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania (przed powstaniem obowiązku lub w wyznaczonym terminie).
3. Posiadanie dowodu zapłaty całej należności za urządzenie.

Sposób rozliczenia:

• Czynni podatnicy VAT: odliczają ulgę w deklaracji JPK_V7. Kwotę ulgi odejmuje się od podatku należnego. Jeśli podatek jest niższy od ulgi, nadwyżkę można przenieść na kolejny miesiąc lub wnioskować o zwrot na konto.
• Podatnicy zwolnieni z VAT: składają wniosek do urzędu skarbowego o zwrot kwoty ulgi na rachunek bankowy. Urząd ma 25 dni na dokonanie zwrotu.

Obowiązek zwrotu ulgi

Ulga jest przyznawana "warunkowo". Przedsiębiorca musi ją zwrócić wraz z odsetkami, jeśli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

1. Trwale zaprzestanie używania kasy (np. likwidacja działalności, zamknięcie punktu).
2. Nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie.
3. Naruszy obowiązki związane z łącznością z CRK (trwały brak połączenia bez zgody US).

Ważne: termin 3 lat liczy się od dnia fiskalizacji, zgodnie z zasadami Ordynacji podatkowej.

O czym pamiętać w codziennej eksploatacji kasy

Codzienna praca z kasą wiąże się z szeregiem rutynowych czynności, których zaniedbanie może prowadzić do sankcji.

Raporty dobowe i miesięczne

1. Raport dobowy: jest to dokument fiskalny zamykający dzień sprzedaży. Musi zostać  wykonany po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, a przed rozpoczęciem   sprzedaży w dniu następnym. Zawiera sumaryczne dane o obrocie i podatku   VAT. W kasach online jest on automatycznie wysyłany do CRK.
2. Raport miesięczny (okresowy):   wykonywany po zakończeniu miesiąca (do 25. dnia następnego miesiąca).   Stanowi podstawę do zaksięgowania przychodów w KPiR (Księdze Przychodów i   Rozchodów) lub ewidencji sprzedaży (na ryczałcie) oraz w rejestrze VAT.

Nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) od lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje zaktualizowana struktura pliku JPK, dostosowana do współpracy z KSeF. Wprowadza ona istotne zmiany w sposobie raportowania sprzedaży rejestrowanej na kasach.

Kluczowe znaczniki w części ewidencyjnej JPK:

1. RO (raport okresowy): tym symbolem oznaczamy w JPK zbiorczy wpis z raportu miesięcznego kasy fiskalnej. Dokumentuje on sprzedaż na rzecz osób fizycznych, do której nie wystawiono faktur.
2. FP (faktura do paragonu): faktury wystawione do paragonów (np. dla firm) muszą być wykazane w JPK, ale nie zwiększają one wartości podatku należnego w pliku (ponieważ podatek ten został już ujęty w raporcie RO). Oznaczenie FP jest kluczowe, aby uniknąć podwójnego opodatkowania tej samej transakcji.
3. Nowe znaczniki KSeF (OFF, BFK, DI):

W 2026 roku, w okresie przejściowym KSeF, faktury mogą być wystawiane poza systemem w określonych przypadkach (np. awaria).

• Znacznik `OFF` – dla faktur wystawionych w trybie awarii KSeF.
• Znacznik `BFK` – dla faktur bez numeru KSeF (np. paragony z NIP uznane za faktury uproszczone).
• Znacznik `DI` – dla dokumentów wewnętrznych.

Poprawne stosowanie tych znaczników jest niezbędne, aby plik JPK przeszedł walidację techniczną bramki Ministerstwa Finansów.

Paragon z NIP a KSeF – przepisy przejściowe

Do 31 grudnia 2026 r. utrzymana zostaje zasada, że paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (100 euro) jest uznawany za fakturę uproszczoną.

• Konsekwencje: nabywca może odliczyć VAT bezpośrednio z paragonu. Sprzedawca nie musi (i nie powinien) wystawiać do niego osobnej faktury standardowej.
• KSeF: paragony z NIP są wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF do końca 2026 roku.
• Od 2027 roku: przepis ten wygaśnie, a każda sprzedaż B2B będzie musiała być udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, co wymusi zmianę procedur przy kasie (np. wystawienie paragonu, a następnie faktury w KSeF).

Więcej o KSeF można przeczytać w artykule na moim blogu.

Przeglądy techniczne

Przegląd techniczny kasy jest obowiązkowy i musi być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Termin liczy się od daty fiskalizacji lub ostatniego przeglądu.

• Serwisant sprawdza stan plomb, pamięci fiskalnej, akumulatora, wyświetlacza i poprawność naliczania stawek.
• Za brak przeglądu grozi kara 300 zł nałożona przez Naczelnika US oraz konieczność zwrotu ulgi (jeśli w ciągu 3 lat).
• Fakt przeglądu musi być odnotowany w książce kasy i przesłany przez kasę online do CRK.

Sankcje i kary w 2026 roku

Rok 2026 przyniósł wzrost stawek kar w Kodeksie Karnym Skarbowym (KKS), co jest bezpośrednio powiązane ze wzrostem płacy minimalnej do poziomu 4806 zł.

Mandaty karne

Za niewydanie paragonu lub brak kasy fiskalnej (pomimo obowiązku), funkcjonariusz KAS może nałożyć mandat.

• Maksymalna wysokość mandatu: 5-krotność minimalnego wynagrodzenia = 24 030 zł.
• Minimalna grzywna: 1/10 minimalnego wynagrodzenia = 480,60 zł.

Odpowiedzialność za przestępstwa skarbowe

W przypadku spraw skierowanych do sądu, grzywna może wynieść nawet 20-krotność minimalnego wynagrodzenia (ponad 96 tys. zł) za wykroczenia, a w przypadku przestępstw stawki są liczone w stawkach dziennych, co daje kwoty wielomilionowe. Granica między wykroczeniem a przestępstwem skarbowym w 2026 roku wynosi 5-krotność minimalnego wynagrodzenia (24 030 zł) uszczuplonego podatku.

Kiedy warto mieć kasę dobrowolnie?

Analizując przepisy na rok 2026, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy warto instalować kasę, jeśli nie muszę? Mimo że jest to dodatkowy obowiązek biurokratyczny, eksperci wskazują na wymierne korzyści z dobrowolnej fiskalizacji :

1. Bezpieczeństwo prawne: prowadzenie ewidencji na kasie eliminuje ryzyko błędu w wyliczaniu limitu proporcjonalnego. Przekroczenie limitu bez kasy to ryzyko potężnych kar, niewspółmiernych do kosztu urządzenia.
2. Wiarygodność w oczach klienta: paragon jest dla konsumenta dowodem legalności transakcji i podstawą do ewentualnej reklamacji. Firma wydająca paragony (szczególnie e-paragony) jest postrzegana jako nowoczesna i godna zaufania.
3. Automatyzacja i kontrola: nowoczesne systemy sprzedażowe połączone z kasą pozwalają na lepszą kontrolę stanów magazynowych, marżowości i pracy personelu.
4. Przygotowanie do KSeF: wdrożenie procesów cyfrowych już teraz ułatwi przejście na pełne fakturowanie elektroniczne w 2027 roku.

Podsumowanie

Jeśli Twój biznes opiera się na sprzedaży detalicznej, a obroty zbliżają się do granicy 15-18 tys. zł, warto rozważyć wcześniejszą instalację kasy rejestrującej. Pozwoli to na spokojne wdrożenie, skorzystanie z ulgi 700 zł i uniknięcie stresu związanego z pilnym zakupem w momencie przekroczenia limitu. Pamiętaj, że w księgowości prewencja jest zawsze tańsza niż leczenie skutków kontroli skarbowej.