Wielu początkujących przedsiębiorców żyje w przekonaniu, że VAT-UE to temat zarezerwowany dla dużych firm eksportujących towary do Niemiec czy Francji. "Prowadzę małą firmę w Polsce, jestem zwolniony z VAT, więc mnie to nie dotyczy" – to jedno z najczęstszych założeń, które weryfikujemy podczas naszych rozmów.
W dzisiejszym cyfrowym świecie granice zatarły się błyskawicznie. Wystarczy, że kupisz subskrypcję Office 365, opłacisz reklamę na Facebooku lub skorzystasz z usług chmurowych, aby temat VAT-UE stał się dla Ciebie istotny.
W tym artykule wyjaśnię Ci, czym jest numer VAT-UE, kiedy rejestracja jest konieczna (nawet dla nieVATowców!) i jak mogę Cię wesprzeć, abyś przeszedł przez ten proces bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
Co to w ogóle jest VAT-UE?
VAT-UE to nie jest żaden "dodatkowy podatek", który obciąża Twój budżet. To po prostu status, który pozwala na poprawne i zgodne z prawem rozliczanie transakcji z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej.
Po rejestracji otrzymujesz tzw. numer NIP-UE. W przypadku polskich firm to po prostu Twój numer NIP z przedrostkiem PL (np. PL1234567890).
Dzięki niemu Twój kontrahent z UE wie, że jesteś aktywnym przedsiębiorcą. To sygnał dla obu stron, jak poprawnie wystawić fakturę – w wielu przypadkach bez naliczania zagranicznego podatku, przenosząc obowiązek rozliczenia na nabywcę (tzw. odwrotne obciążenie).
Kiedy rejestracja do VAT-UE jest OBOWIĄZKOWA?
Istnieją dwie główne sytuacje, które obligują Cię do zgłoszenia się jako podatnik VAT-UE.
- Kiedy SPRZEDAJESZ towary lub usługi do UE
Jeśli masz firmę w Polsce i wystawiasz fakturę dla innej firmy z siedzibą w Unii Europejskiej (np. programista współpracujący z software house'm w Berlinie), musisz posiadać numer VAT-UE przed dokonaniem transakcji, aby zrobić to poprawnie.
- Kiedy KUPUJESZ usługi z UE (import usług) – częsty scenariusz
To tutaj najczęściej pojawiają się pytania. Nawet jeśli Twoja firma działa lokalnie, prawdopodobnie korzystasz z narzędzi od dostawców, którzy mają swoje europejskie siedziby poza Polską.
Obowiązek rejestracji do VAT-UE pojawia się, gdy kupujesz usługi od firm z siedzibą w innym kraju UE, np.:
- Meta (Facebook/Instagram Ads)
- Google (Ads, G Suite, Cloud)
- Microsoft (Office 365, Azure, OneDrive)
- Adobe (Photoshop, licencje Creative Cloud)
W momencie zakupu tych usług dochodzi do tzw. importu usług. Aby transakcja była poprawna księgowo, dostawca potrzebuje Twojego numeru VAT-UE.
"Jestem zwolniony z VAT w Polsce. Czy VAT-UE zrobi ze mnie VATowca?"
To naturalna obawa. Odpowiedź brzmi: NIE.
Możesz być "nieVATowcem" w Polsce (korzystać ze zwolnienia podmiotowego ze względu na limit przychodów) i jednocześnie posiadać aktywny numer VAT-UE wyłącznie do transakcji zagranicznych.
Rejestracja do VAT-UE nie powoduje, że musisz doliczać VAT do faktur wystawianych dla polskich klientów.
Wiąże się to jednak z pewnymi obowiązkami, w których będę Cię wspierać:
- Deklaracja VAT-UE: jeśli w danym miesiącu dokonałeś transakcji unijnej, konieczne jest złożenie deklaracji podsumowującej.
- Rozliczenie podatku (dla nieVATowców): jeśli np. kupujesz reklamy na Facebooku jako nieVATowiec, musisz naliczyć polski VAT i wpłacić go do urzędu skarbowego (składając deklarację VAT-9M).
Jak wygląda rejestracja?
Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R. Należy w nim wypełnić odpowiednią część (C.3) dotyczącą transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Formularz ten jest dość rozbudowany i pełen rubryk, które mogą wydawać się niejasne. Błędne zaznaczenie pola może skutkować niechcianą rejestracją do pełnego VAT w Polsce lub odrzuceniem wniosku.
Twoje bezpieczeństwo w transakcjach z zagranicą
Korzystanie z zagranicznych narzędzi to standard w nowoczesnym biznesie. Ważne jednak, by formalności nie stały się przeszkodą.
Jako Twój osobisty księgowy, moim celem jest zapewnienie Ci wsparcia na każdym etapie tego procesu.
Nie musisz samodzielnie analizować każdego pola na druku VAT-R.
- Pomogę Ci zweryfikować, czy Twoje działania wymagają rejestracji VAT-UE.
- Wesprę Cię w poprawnym przygotowaniu zgłoszenia, abyś miał pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.
- Będę czuwać nad terminami Twoich deklaracji (VAT-UE lub VAT-9M), abyś mógł spać spokojnie.
Planujesz zakup usług od Microsoft, Google lub kampanię na Facebooku?
👉Skontaktuj się ze mną. Wspólnie zadbamy o to, by Twoja firma działała poprawnie i bezpiecznie na europejskim rynku.