Wielu przedsiębiorców do końca liczyło, że ten dzień nie nadejdzie, a termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znów zostanie przesunięty. Tym razem jednak odwrotu nie ma. Rok 2026 to rok, w którym tradycyjne faktury PDF wysyłane e-mailem odchodzą do lamusa. Co musisz zrobić "na wczoraj", aby w Nowy Rok wejść bez stresu i widma kar?
Temat KSeF był wałkowany od lat, przez co wielu właścicieli małych firm (JDG) po prostu się na niego uodporniło. "Kolejny wymysł, pewnie znów przesuną" – to częste podejście.
Rzeczywistość końca 2025 roku jest jednak nieubłagana. System jest gotowy, duże firmy już w nim działają, a teraz czas na sektor MŚP i mikrofirmy. Poniżej terminy, które są ważne z punktu widzenia KSeF:
- od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania e-faktur dla największych podmiotów z obrotem powyżej 200 mln zł wraz z podatkiem (za 2024 rok). UWAGA: Wszyscy mają obowiązek odbierać e-fakturę!
- od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, których sprzedaż przekracza 10 tys. zł miesięcznie,
- od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF dla wszystkich bez wyjątków i ulg, czyli każda faktur musi być wysłana do KSeF oraz zaczynają obowiązywać kary za nieprzestrzeganie nowych zasad.
Najważniejsza zmiana w Twojej głowie
Zapomnij o tym, jak fakturowałeś do tej pory.
Stary model: Wystawiasz fakturę w programie -> Generujesz PDF -> Wysyłasz mailem do klienta. Klient ją otrzymuje i księguje.
Model KSeF (od 2026): Wystawiasz fakturę w programie -> Twoja faktura "leci" do Ministerstwa Finansów (do systemu KSeF) -> System sprawdza ją technicznie i nadaje unikalny numer KSeF oraz datę i godzinę przyjęcia -> Dopiero w TYM momencie faktura jest uznana za wystawioną i dopiero TERAZ klient może ją pobrać.
Co to oznacza? Nie wysyłasz już faktury bezpośrednio do klienta. Wysyłasz ją do KSeF, a on udostępnia ją klientowi. Jeśli Twój program nie połączy się z KSeF, faktura w świetle prawa nie istnieje.
Lista kontrolna na ostatnią chwilę
Jeśli do tej pory ignorowałeś KSeF, masz ostatnie tygodnie na nadrobienie zaległości. Oto co musisz zrobić:
- Sprawdź swoje oprogramowanie
Czy program, w którym wystawiasz faktury, jest gotowy na KSeF? Czy pobrałeś najnowszą aktualizację? Programy księgowe wymagają ręcznego włączenia integracji z KSeF w ustawieniach. - Wygeneruj token autoryzacyjny
Aby Twój program mógł "rozmawiać" z KSeF, musisz go uwierzytelnić. Najprościej zrobić to, logując się Profilem Zaufanym na stronie Ministerstwa Finansów i generując tzw. token, który następnie wklejasz w ustawieniach swojego programu do fakturowania. Zrób to teraz, nie czekaj na dzień "zero". - Ustal procedury z klientami
Twoi klienci (szczególnie B2B) też muszą być gotowi na odbiór faktur z KSeF. Ustalcie, czy nadal będziesz im wysyłać "podglądowe" PDF-y mailem (dla wygody, choć nie mają one mocy prawnej), czy będą sami pobierać dokumenty z systemu.
Co gdy system padnie? (Tryb awaryjny)
To największa obawa przedsiębiorców. "Co, jeśli KSeF przestanie działać, a ja muszę wystawić fakturę tu i teraz?".
Ustawodawca przewidział tryb awaryjny (offline). Jeśli KSeF ulegnie awarii (co będzie ogłoszone w Biuletynie Informacji Publicznej), możesz wystawić fakturę w swoim programie poza systemem. Taka faktura musi jednak zawierać specjalny kod QR.
Gdy KSeF znów zacznie działać, masz obowiązek przesłać do niego te "awaryjne" faktury w ciągu 7 dni roboczych.
Nie panikuj, działaj
KSeF to rewolucja, ale też szansa na uporządkowanie dokumentacji. Jako Twój księgowy, jestem gotowy na te zmiany. Mam dostęp do Twoich faktur zakupowych i sprzedażowych bezpośrednio w systemie, co przyspieszy naszą współpracę.
Jeśli punkty z listy kontrolnej brzmią dla Ciebie jak czarna magia – skontaktuj się ze mną. Pomogę Ci przejść przez proces uwierzytelnienia i przygotować Twoją firmę na rok 2026.